Inhousing in der Praxis – Standardaufgaben aus der Agentur ins Team geholt
Bei einem Unternehmen war das Corporate Design klar definiert. Trotzdem lief ein großer Teil der täglichen Standardarbeit über externe Unterstützung – nicht, weil intern niemand wollte, sondern weil im Alltag Entscheidendes fehlte: Templates, Bibliotheken, klare Definitionen und einfache Abläufe. Dazu fehlte Sicherheit in der Anwendung der Standards und eine verlässliche Übergabe zwischen „wir brauchen etwas" und „es ist fertig". Die Folge: Abstimmungen, Wartezeiten und Korrekturschleifen – externe Stunden plus interner Koordinationsaufwand.
Ziel
Standardaufgaben verlässlich ins Unternehmen holen und die Qualität stabil halten. Die Agentur gezielt für echte Kreativ- und Konzeptaufgaben einsetzen und Standardmaterialien für den Vertrieb schneller und konsistenter bereitstellen.
Vorgehen
Zuerst die Standards geklärt und definiert – denn ohne klar definierte Standards gibt es keine Verbesserung, sondern nur schnelleres Wiederholen derselben Unklarheiten.
Standard- und Kreativleistung klar getrennt: Was bleibt intern, was bleibt bewusst bei der Agentur – und warum.
Bestehende Design-Standards in nutzbare Templates und Bibliotheken überführt und konsequent verwendet.
Ein Werkzeug samt klarer Regeln für die Abstimmung direkt im PDF eingeführt: Feedback und Korrekturen strukturiert an einer Stelle, statt verteilt über E-Mails und Zurufe.
Freigaben abgesichert: aus jeder Abteilung zwei Entscheider mit fachlicher Expertise in einen gemeinsamen Verteiler aufgenommen. Damit sitzt jeder Fachbereich fest im Entscheidungsweg und wird nicht mehr übergangen – und weil nie nur eine Person zuständig ist, bremsen Urlaub oder Ausfall den Fluss nicht.
Nicht geschult, sondern im Alltag begleitet: an realen Aufgaben entlang (Briefing, Umsetzung, Review, Abnahme), bis das Team Sicherheit hatte.
Die Agentur gezielter eingesetzt statt ersetzt – weg von Standard-Updates, hin zu den Aufgaben mit dem größten Wert.
Wirkung
Standardaufgaben wurden intern schneller erledigt, bei stabiler Qualität.
Weniger Abstimmungsschleifen, weil Feedback strukturiert im PDF an einer Stelle zusammenlief.
Freigaben liefen zuverlässig weiter, auch bei Urlaub oder Krankheit – weil nie nur eine Person zuständig war.
Spürbar weniger externe Stunden für Standard-Updates und weniger interner Koordinationsaufwand.
Ein Kollege wurde interner Ansprechpartner für grafische Arbeiten und die Steuerung externer Mitarbeitender.
Templates, Bibliotheken und Definitionen wurden teamfähig dokumentiert, damit das Wissen nicht an einer Person hängt.
Learning
Ohne klar definierte Standards gibt es keine Verbesserung – nur schnelleres Wiederholen derselben Unklarheiten. Inhousing funktioniert nicht durch Ansagen, sondern wenn Standards, Werkzeuge und klare Zuständigkeiten im Alltag greifen, bis sie selbstverständlich sind.