Endlose Korrekturschleifen beendet – ein klarer Freigabeprozess zwischen Agentur und Kunde
Eine B2B-Werbeagentur kam bei einem Kunden mit vielen komplexen Korrekturen nicht mehr hinterher. Rückfragen gingen einzeln an verschiedene Mitarbeiter auf Kundenseite, die unabhängig voneinander – und teils widersprüchlich – korrigierten, ohne sich abzustimmen. Die Folge: Der Kunde musste intern viele Stunden aufwenden, um alle Korrekturen zu prüfen, es entstanden ständig neue Fehlerquellen, und die Zusammenarbeit war für beide Seiten zäh. Die Agentur beauftragte mich, die Situation zu lösen.
Ziel
Die Korrekturschleifen beenden: einen einfachen, klaren Prozess mit nachvollziehbaren Korrekturen aufsetzen – ohne widersprüchliche Rückmeldungen und ohne unnötigen Prüfaufwand beim Kunden.
Vorgehen
Die Korrekturen gesichtet und daraus abgeleitet, dass hier die richtigen Werkzeuge den Unterschied machen.
Kommentare und Rückfragen nicht mehr per E-Mail, sondern direkt im Dokument: ein kommentiertes PDF, in das der Kunde seine Antworten unmittelbar einfügen konnte.
Einen klaren Weg festgelegt: Nur noch bereinigte Korrektur-PDFs gehen an die Agentur. Verantwortlich dafür eine feste Ansprechpartnerin auf Kundenseite (die Projektmanagerin), die die Datei sichtet und widersprüchliche Korrekturen vorab auflöst.
Eine einheitliche Kommentar-Logik eingeführt: ein Link für alle Beteiligten, der erklärt, wie unterschiedliche Korrekturen zu kennzeichnen sind – etwa durchgestrichener Text oder Wort- und Preisersetzungen.
Die Prüfung mit Vergleichs-PDFs erleichtert: Der Kunde musste nicht mehr zwischen zwei Dateien hin- und herspringen, sondern sah seine Kommentare und die aktuelle Version in einer Datei.
Wirkung
Die Rückfragen liefen strukturiert an einer Stelle zusammen, statt verteilt über viele Mitarbeiter.
Widersprüchliche Korrekturen wurden aufgelöst, bevor sie zur Agentur gingen.
Der interne Prüfaufwand beim Kunden sank spürbar.
Die Methode war so erfolgreich, dass sie zum neuen Hausstandard für Korrekturen wurde.
Learning
Kleine Werkzeuge an den richtigen Stellen bewirken viel – gelöst wird das Problem nicht durch mehr Technik, sondern durch den klaren Prozess dahinter.